Automação de relatórios: como parar de construir os mesmos ficheiros todos os meses

Se há uma tarefa que aparece em quase todas as empresas com que trabalhamos, é esta: alguém passa horas todos os meses a construir o mesmo relatório, a copiar dados de uma ferramenta para outra, a formatar colunas e a verificar se os números batem certo.

É um trabalho sem valor criativo, com risco de erro elevado, e que ninguém gosta de fazer. Na maioria dos casos, pode ser completamente automatizado.

O que é possível automatizar

Depende das ferramentas que a empresa já usa, mas em termos gerais é possível automatizar a recolha de dados de diferentes fontes como CRM, folhas de cálculo e sistemas de faturação, a agregação e formatação num modelo fixo, e o envio automático por email para as pessoas certas, na data certa.

Ferramentas como o Google Looker Studio, Power BI ou Notion com integrações podem receber dados em tempo real e eliminar a necessidade de construir o relatório de raiz todos os meses.

Antes de automatizar, pergunte se o relatório serve para alguma coisa

O primeiro passo não é escolher a ferramenta. É perceber o que o relatório serve. Quem o lê? Que decisão toma com ele? Quais os indicadores que importam de facto?

Muitas empresas automatizam relatórios que ninguém lê. Antes de poupar tempo a construir algo, vale a pena confirmar que esse algo tem valor.

Como começar

Identifique o relatório que consome mais tempo e tem mais leitores. Mapeie as fontes de dados que o alimentam. Depois, procure uma ferramenta de visualização que se ligue diretamente a essas fontes.

Na maioria dos casos, o relatório deixa de ser construído manualmente e passa a estar disponível em tempo real, atualizado automaticamente.

O tempo que isso liberta, normalmente entre duas a oito horas por mês por pessoa, pode ser usado em análise, em decisões e em trabalho que realmente faz a diferença.